Dox est la solution de stockage « cloud » proposé par le SeGI à toute la communauté universitaire. Il remplace avantageusement les Dropbox, Google Drive, OneDrive, iCloud et autres solutions propriétaires, en offrant deux garanties absolument indispensables pour le respect du RGPD : l’hébergement en interne (vous savez où sont stockées les données) et le suivi des accès (vous savez qui accède aux données).
Toute la documentation se trouve à l’adresse http://ulg.ac.be/dox et vous accédez à votre espace personnel via l’adresse https://dox.uliege.be
Ci dessous, deux fonctionnalités que l’UDIMED souhaite promouvoir particulièrement : la création de groupes d’utilisateurs, et l’édition collaborative de documents.
Auparavant, partager un dossier ou un document avec un groupe de personnes plus ou moins important pouvait être pénible, parce qu’il fallait lister à nouveau toutes ces personnes pour les nouveaux partages. À présent, vous pouvez créer des groupes personnalisés, et partager vos documents avec un ou plusieurs de ces groupes, ce qui inclue automatiquement toutes les personnes du groupe, mais également toutes les personnes que vous ajouteriez a posteriori à ce groupe. De même, si vous supprimez une personne du groupe, cette personne se verra automatiquement retirer l’accès aux documents concernés par le partage à ce groupe, sans qu’il faille aller modifier les partages de chaque document.
C’est une fonctionnalité qui se révélera vite indispensable. Pour créer un groupe personnalisé dans la version en ligne de Dox, accessible à l’adresse https://dox.uliege.be, cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droit et choisissez « Paramètres », puis dans le menu de gauche, choisissez « Groupes personnalisés ». L’édition d’un groupe et de ses membres, ou la suppression d’un groupe, est d’une facilité déconcertante.
Toujours dans la version web de Dox, l’autre fonction intéressante est l’édition « en ligne » de documents de type textes, feuilles de calcul ou présentations… seul ou à plusieurs !!
Ce sont des documents au format OpenDocument (utilisés notamment par LibreOffice et OpenOffice), mais il est également possible de le faire avec des documents MS-Word, Excel ou PowerPoint. Soyez dans ce cas prudent, la compatibilité n’est pas toujours de 100%, surtout avec les documents complexes (la faute à qui ?).
S’il est important pour vous de travailler de manière collaborative, et que vous n’avez pas besoin des fioritures et autres fonctionnalités avancées des éditeurs « hors-ligne », privilégiez les documents OpenDocument proposés par Dox. Ça ne nécessite pas d’avoir MS-Office ou LibreOffice installé, un simple navigateur suffira.
Pour créer un document directement dans la version web de Dox, cliquez sur le » + » à droite du nom du dossier et choisissez « Document », « Feuille de calcul » ou « Présentation », et donnez un nom au document. Si le document est partagé via Dox, tous les utilisateurs pourront le modifier, successivement ou simultanément. Dox conservera l’historique des révisions, et le document lui-même pourra contenir le suivi des modifications.
Comme d’habitude, l’UDIMED est à votre disposition pour plus de renseignements.